รีวิว 12 สมุดบัญชีรายรับรายจ่ายสำหรับเกษตรกรและร้านค้า

คำตอบเร็ว: สมุดบัญชีรายรับรายจ่ายที่เหมาะกับเกษตรกรและร้านค้าคือเล่มที่ตรงกับวิธีจดของคุณ ดูที่ขนาด (A5 พกง่าย A4 จดได้เยอะ) จำนวนหน้า การแยกช่องรายรับ-รายจ่าย และปกที่ทนความชื้น ทีมงานยังไม่ได้ใช้สมุดเหล่านี้เอง ข้อมูลรายเล่มมาจากชื่อรายการสินค้าเท่านั้น ส่วนรูปแบบหน้าสมุดจริงให้เปิดดูรูปจากหน้าร้านก่อนสั่ง (ข้อมูล ณ ต.ค. 2569)

ปลายฤดูเก็บเกี่ยว เกษตรกรหลายคนนั่งนึกว่าปีนี้ขายได้เท่าไร ซื้อปุ๋ยซื้อยาไปเท่าไร จ้างแรงงานกี่ครั้ง แล้วนึกไม่ออกเพราะจดไว้บนเศษกระดาษและในแชตมือถือ ร้านค้าเล็ก ๆ ก็มีปัญหาเดียวกันเมื่อลูกค้าเงินเชื่อมาหลายราย สมุดบัญชีรายรับรายจ่ายยังเป็นเครื่องมือพื้นฐานที่คนจำนวนมากเลือก เพราะไม่ต้องใช้สัญญาณหรือแบตเตอรี่ และจดกลางแปลงได้เลย

ข้อควรรู้ก่อนอ่านต่อ: หน้านี้มีลิงก์พันธมิตร (affiliate) ไปยังหน้าสินค้าของเว็บไซต์เรา หากคุณสั่งซื้อผ่านลิงก์ดังกล่าวเว็บไซต์อาจได้รับค่าคอมมิชชัน โดยราคาที่คุณจ่ายไม่เปลี่ยนแปลง บทความนี้ไม่ใช่การรีวิวจากการลองใช้จริง เราไม่ทราบคุณภาพกระดาษ ความทนของการเย็บเล่ม หรือความตรงของเส้นบรรทัดของสมุดแต่ละเล่ม จึงจะไม่ตัดสินเรื่องเหล่านี้ เรากล่าวเฉพาะสิ่งที่ปรากฏในชื่อรายการและสิ่งที่คุณควรตรวจเองบนหน้าร้าน

ทำไมการจดบัญชีถึงคุ้มกับเกษตรกรรายย่อย

มีงานวิจัยสำรวจที่ช่วยให้เห็นภาพ งานวิจัยของนักวิชาการมหาวิทยาลัยราชภัฏมหาสารคามที่ตีพิมพ์ในวารสารมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ มหาวิทยาลัยมหาสารคาม ปี 2023 สำรวจเกษตรกร 400 รายที่ปลูกพืชเศรษฐกิจหลักในจังหวัดมหาสารคาม และสรุปว่าการปฏิบัติด้านบัญชีมีผลเชิงบวกต่อผลการดำเนินงาน โดยโมเดลที่ใช้อธิบายความผันแปรของผลการดำเนินงานได้ประมาณร้อยละ 42.90 ควรเข้าใจว่านี่เป็นผลสำรวจความคิดเห็นจากแบบสอบถามในจังหวัดเดียว ไม่ได้พิสูจน์ว่าการจดบัญชีทำให้กำไรเพิ่มในทุกฟาร์ม

อีกด้านหนึ่ง งานศึกษาลูกค้า ธ.ก.ส. 100 ครัวเรือน (จากประชากร 1,756 ราย) ตีพิมพ์ปี 2015 ในวารสาร Social Sciences Research and Academic Journal พบว่าเกษตรกรที่ทำบัญชีครัวเรือนมี 3 รูปแบบ คือบันทึกทุก 2 ถึง 3 วันร้อยละ 58 บันทึกทุกวันร้อยละ 19 และบันทึกสัปดาห์ละครั้งร้อยละ 16 อุปสรรคที่เกษตรกรให้ไว้คือเสียเวลาและยุ่งยาก และบางรายอ่านเขียนไม่คล่อง ข้อสรุปนี้บอกอะไรกับคนเลือกสมุด คือสมุดที่เปิดแล้วเห็นช่องชัดเจน เขียนเสร็จใน 1 นาที จะถูกใช้จริงมากกว่าสมุดหน้าตาซับซ้อนที่ต้องคิดนาน

ช่องที่ควรมีในสมุดรายรับรายจ่าย

กรมสรรพากรจัดทำตัวอย่างรูปแบบรายงานเงินสดรับ-จ่ายไว้ในคู่มือภาษีสำหรับวิสาหกิจชุมชน (ฉบับมีนาคม 2557) แม้เป็นแบบสำหรับผู้ประกอบการกลุ่มที่คู่มือกำหนด ก็เป็นแนวทางดีว่าบัญชีรับ-จ่ายพื้นฐานควรมีอะไร ตามแบบมีช่อง วัน/เดือน/ปี รายการ รายรับ (บาท) รายจ่าย (บาท) ซึ่งแยกเป็นซื้อสินค้ากับค่าใช้จ่ายอื่น ๆ และหมายเหตุ

คู่มือฉบับเดียวกันยังกำหนดให้ผู้ที่ต้องทำรายงานนี้ลงรายการภายใน 3 วันทำการนับแต่วันที่มีรายได้หรือรายจ่าย ต้องมีเอกสารประกอบ เช่น ใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษี ทำเป็นภาษาไทย และสรุปยอดรายเดือนเพื่อใช้ประกอบการยื่นแบบเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา กติกานี้ใช้กับผู้ประกอบการตามเงื่อนไขในคู่มือเท่านั้น ถ้าคุณยังสงสัยว่าตัวเองต้องทำบัญชีรูปแบบใดตามกฎหมายให้สอบถามสำนักงานสรรพากรพื้นที่หรือ โทร. 1161 (ศูนย์สารนิเทศสรรพากร ตามที่คู่มือภาษีของกรมระบุ) ในทางปฏิบัติ สมุดที่มีช่องวัน รายการ รายรับ และรายจ่ายแยกคอลัมน์ ย่อมจดตามแบบนี้ได้สะดวกกว่าสมุดเส้นบรรทัดเปล่า

เรื่องภาษีที่เกี่ยวกับการเก็บหลักฐาน

ในคู่มือกรอก ภ.ง.ด.90 ปีภาษี 2568 ของกรมสรรพากร เงินได้ตามมาตรา 40 (8) ครอบคลุมเงินได้จากธุรกิจ พาณิชย์ การเกษตร และอุตสาหกรรม ผู้มีเงินได้เลือกหักค่าใช้จ่ายได้สองวิธี คือหักตามจริงที่จำเป็นและสมควร หรือหักเหมาตามอัตราในตาราง ซึ่งตารางในคู่มือแสดงอัตราร้อยละ 60 สำหรับกิจการหลายประเภท เช่น การทำเกษตรกรรมประเภทไม้ล้มลุกและธัญชาติ และการเลี้ยงสัตว์ทุกชนิด ส่วนเงินได้ประเภทที่ไม่ได้ระบุไว้ในตารางให้หักค่าใช้จ่ายจริงตามความจำเป็นและสมควร

สิ่งที่ควรรู้คือถ้าเลือกหักตามจริง คุณต้องมีหลักฐานแสดงค่าใช้จ่ายนั้นได้ สมุดที่จดทุกบรรทัดพร้อมเก็บใบเสร็จไว้จึงมีประโยชน์ทางภาษี แต่เกษตรกรแต่ละรายมีเงื่อนไขการยกเว้นหรือการต้องยื่นแบบต่างกัน บทความนี้ไม่ใช่คำแนะนำทางภาษี ให้สอบถามกรมสรรพากรหรือสำนักงานสรรพากรพื้นที่ก่อนตัดสินใจ (ข้อมูล ณ ต.ค. 2569 อ้างจากคู่มือปีภาษี 2568)

เกณฑ์เลือกสมุดบัญชีรายรับรายจ่าย

1. ขนาด: A5 พกใส่กระเป๋าหรือหิ้วไปแปลงได้ A4 ใหญ่กว่า วางบนโต๊ะร้านและเขียนง่าย ชื่อรายการส่วนใหญ่ระบุขนาดไว้ ควรเลือกให้ตรงที่ที่คุณจะใช้เขียนจริง
2. จำนวนหน้าหรือจำนวนรายการ: ดูว่าสมุดบอก "หน้า" หรือ "แผ่น" หรือ "จดได้กี่รายการ" เพราะหน่วยต่างกัน คำนวณจากจำนวนรายการที่คุณเขียนต่อเดือน (ดูตัวอย่างสมมติด้านล่าง)
3. รูปแบบหน้า: มีช่องรายรับกับรายจ่ายแยกคอลัมน์หรือไม่ มีช่องหมายเหตุหรือเปล่า ขอดูรูปหน้าในสมุดจากร้านเพราะชื่อรายการไม่ได้บอก
4. การเย็บเล่ม: ปกแข็ง สันขดลวด หรือสันปฏิทิน ส่งผลต่อการเปิดวางราบและความทนเมื่อพกพา
5. ปก: ปกเคลือบพลาสติกอาจช่วยลดการเปียกเปื้อน แต่ขึ้นกับวัสดุจริง ให้ดูภาพและข้อความของร้าน ไม่ควรสรุปจากคำว่า "เคลือบ" เท่านั้น
6. หลายเล่มต่อชุด: ถ้าอยากแยกสมุดตามหมวด เช่น สมุดเล่มเล็กจดค่าใช้จ่ายประจำวัน ให้ดูรายการที่ขายเป็นแพ็ก
7. เงื่อนไขคืนและเปลี่ยนสินค้าของร้าน: สมุดที่มาถึงแล้วหน้าพิมพ์ผิดหรือเข้าเล่มเอียง ให้ถ่ายรูปทันทีและติดต่อร้านตามเงื่อนไขที่หน้าร้านระบุ

ตารางเปรียบเทียบ 12 รายการจากชื่อสินค้า

ตารางนี้ใช้เฉพาะข้อมูลที่อยู่ในชื่อรายการ ช่องที่ชื่อไม่ได้ระบุไม่ถูกเดา ราคา คะแนน ยอดขาย และชื่อเสียงของร้านไม่นำมาใส่ เพราะเราไม่มีแหล่งยืนยัน

รีวิวทีละเล่ม (เกณฑ์ตรวจจากชื่อสินค้า ไม่ใช่ผลทดสอบ)

เรียงตามลักษณะการใช้งานที่ชื่อรายการสื่อ เริ่มจากเล่มที่เน้นรายการจดมาก ไปจนถึงสมุดเฉพาะกิจ ลำดับนี้ไม่ใช่อันดับความนิยมหรือคะแนน

1. Account Book / Cash Book สมุดบัญชีรายรับรายจ่าย

ชื่อรายการระบุว่าจดได้มากถึง 1,040 รายการ เหมาะกับ คนที่มีรายการเล็ก ๆ จำนวนมาก เช่น แผงขายผักที่ขายเป็นกำ ต้องเช็กก่อนสั่ง ว่า 1,040 รายการนับต่อเล่มอย่างไร (หนึ่งบรรทัดต่อหนึ่งรายการหรือไม่) และหน้ามีช่องรายรับกับรายจ่ายแยกกัน ขนาดเล่มเป็นอะไร

2. สมุดบัญชีรายรับ-รายจ่าย (2 แบบ) A5 A4 100 หน้า

ชื่อรายการระบุว่ามี 2 แบบ ขนาด A5 หรือ A4 และ 100 หน้า เหมาะกับ คนที่ยังไม่แน่ใจว่าต้องการหน้าแบบไหน ต้องเช็กก่อนสั่ง ว่า 2 แบบต่างกันอย่างไร ตัวเลือกในหน้าร้านแสดงภาพหน้าในสมุดของแต่ละแบบไหม และเลือกขนาดผิดหรือไม่ก่อนกดสั่ง

3. สมุดบัญชีรายรับ-รายจ่าย 160 หน้า A5 A4

ชื่อรายการเน้นจำนวนหน้า 160 หน้า มีขนาด A5 และ A4 เหมาะกับ ผู้ที่อยากใช้เล่มเดียวตลอดฤดูปลูก ต้องเช็กก่อนสั่ง ว่าเล่มหนากว่าจะพกถนัดหรือไม่ และหน้าที่เพิ่มเป็นหน้าบัญชีทั้งหมดหรือรวมหน้าอื่น

4. สมุดรายรับรายจ่าย ขนาด A5

ชื่อรายการเรียบ ระบุเพียง A5 และเป็นสมุดจดบัญชี เหมาะกับ ผู้ใช้ทั่วไปที่ต้องการเล่มพกพาที่ไม่ซับซ้อน ต้องเช็กก่อนสั่ง จำนวนหน้า การเย็บเล่ม และรูปหน้าในสมุด เพราะชื่อรายการไม่บอกสิ่งเหล่านี้

5. สมุดรายรับรายจ่าย A5 สันขดลวด

ชื่อรายการระบุ A5 และสันขดลวด เหมาะกับ คนที่ต้องจดบนโต๊ะหรือเข่าที่มีพื้นที่น้อย เพราะสันขดลวดมักพับหน้าได้ครึ่งเล่ม ต้องเช็กก่อนสั่ง จำนวนหน้า วัสดุปก และถ้าพกใส่กระเป๋า ขดลวดอาจเกี่ยวหรือบิดงอได้ ให้ดูเงื่อนไขการเคลมของร้าน

6. สมุดบัญชีรายรับ-รายจ่าย แนวนอน สันปฏิทิน

ชื่อรายการระบุว่าเป็นแนวนอน สันปฏิทิน ขนาด A5 หรือ A4 ราว 100 หน้า เหมาะกับ คนที่ต้องการหน้ากว้างสำหรับหลายคอลัมน์ เช่น วันที่ รายการ รายรับ รายจ่าย และหมายเหตุ ต้องเช็กก่อนสั่ง ว่าสันปฏิทินเปิดจากด้านบนหรือด้านข้าง และเส้นคอลัมน์เป็นอย่างไร

7. สมุดบัญชีรายรับ รายจ่าย ปกพลาสติก สีน้ำเงิน

ชื่อรายการระบุ ปกพลาสติก ปกเคลือบ สีน้ำเงิน จำนวน 1 เล่ม พร้อมส่ง เหมาะกับ ผู้ที่ต้องการเล่มเดียวและอยากได้ปกที่เช็ดทำความสะอาดง่ายตามที่ระบุ ต้องเช็กก่อนสั่ง ขนาดและจำนวนหน้าที่ชื่อรายการไม่บอก และสังเกตข้อความ "พร้อมส่ง" ว่าหมายถึงสต็อกของร้านตามที่หน้าร้านแสดง

8. สมุดบัญชีรายรับ-รายจ่าย บัญชีรับจ่าย ปกเคลือบพลาสติก

ชื่อรายการระบุเพียงปกเคลือบพลาสติก ไม่มีขนาดหรือจำนวนหน้า เหมาะกับ ผู้ที่อยากได้ปกเคลือบและยินดีเช็กรายละเอียดเอง ต้องเช็กก่อนสั่ง ขนาด จำนวนหน้า และรูปหน้าในสมุดทั้งหมด เพราะข้อมูลสำคัญไม่ปรากฏในชื่อ

9. บัญชีรายรับ รายจ่าย ปกสีน้ำเงิน สมุดบันทึก

ชื่อรายการระบุปกสีน้ำเงิน เป็นสมุดบันทึกรายรับรายจ่าย เหมาะกับ การจดค่าใช้จ่ายทั่วไป ต้องเช็กก่อนสั่ง ขนาด จำนวนหน้า และรูปหน้า รวมทั้งสังเกตว่ารูปสินค้ากับชื่อรายการตรงกัน

10. สมุดปกแข็ง สก๊อตเล็ก ทำรายรับรายจ่าย (แพ็ค 3 เล่ม)

ชื่อรายการระบุปกแข็ง ขนาด 9.5 x 12.5 ซม. 100 แผ่น แพ็ค 3 เล่ม เหมาะกับ คนที่ต้องการสมุดเล่มเล็กหลายเล่ม เช่น เล่มหนึ่งจดค่าน้ำมัน เล่มหนึ่งจดค่าแรง เล่มหนึ่งจดรายรับ ขนาดเล็กใส่กระเป๋าเสื้อได้ แต่หน้าแคบ จึงอาจไม่เหมาะถ้าต้องการหลายคอลัมน์ ต้องเช็กก่อนสั่ง ว่าเป็นหน้าบัญชีสำเร็จรูปหรือเส้นบรรทัดเปล่า

11. สมุดรายรับ-จ่าย วัดหรือบุคคลทั่วไป ปกแข็ง

ชื่อรายการระบุว่าใช้ได้ทั้งวัดและบุคคลทั่วไป ปกแข็ง เหมาะกับ ผู้ที่ต้องการสมุดปกแข็งที่ทนการใช้งานประจำ ต้องเช็กก่อนสั่ง ขนาด จำนวนหน้า และรูปหน้า เนื่องจากชื่อรายการระบุหลายกลุ่มผู้ใช้ จึงควรดูว่าหน้ามีช่องที่คุณต้องการจริง

12. บัญชีรายรับ-รายจ่าย วัด สมุดบัญชีวัด แบบที่ 1-2

ชื่อรายการระบุว่าเป็นสมุดบัญชีวัด รุ่นล่าสุด แบบที่ 1-2 สำหรับเงินสดและเงินฝากธนาคาร เหมาะกับ ผู้ดูแลบัญชีวัดเท่านั้น ไม่ใช่เล่มสำหรับฟาร์มทั่วไป ต้องเช็กก่อนสั่ง เราไม่ได้ตรวจสอบรูปแบบบัญชีวัดที่หน่วยงานกำหนด จึงไม่ยืนยันคำว่า "รุ่นล่าสุด" ในชื่อรายการ ให้ถามวัดหรือสำนักงานพระพุทธศาสนาจังหวัดว่าต้องใช้แบบใดก่อนซื้อ

ตัวอย่างสมมติ: จดแล้วสมุดพอใช้กี่เดือน

ตัวอย่างต่อไปนี้เป็นตัวอย่างสมมติเพื่อแสดงวิธีคิด ไม่ใช่ข้อมูลของฟาร์มใดและไม่ใช่ผลของสมุดรุ่นใด ตัวเลขทุกตัวเป็นสมมติ

ถ้าเล่มของคุณใช้ไม่ถึงหนึ่งฤดูกาล ให้เตรียมเล่มที่สองไว้ล่วงหน้า และเขียนยอดยกมาในหน้าแรกของเล่มใหม่ อีกวิธีคือเลือกสมุดหน้าเยอะกว่า เช่นเล่ม 160 หน้า ตามหลักการเดียวกัน

วิธีจดให้ต่อเนื่อง ไม่หยุดกลางทาง

• เลือกเวลาตายตัว: เช่น ก่อนนอนหรือหลังเก็บของ จดภายใน 2 ถึง 3 วันดีกว่าปล่อยค้างเป็นสัปดาห์ จากข้อมูลเกษตรกร ธ.ก.ส. ที่กล่าวไว้ข้างต้น รูปแบบที่พบมากที่สุดคือบันทึกทุก 2 ถึง 3 วัน
• เก็บใบเสร็จไว้คู่สมุด: ใส่ซองเดียวกัน เขียนเลขหน้าไว้หลังใบเสร็จ
• สรุปรายเดือน: สรุปยอดรับและจ่ายท้ายเดือนในบรรทัดเดียว ตามแบบอ้างอิงของกรมสรรพากรที่ให้สรุปยอดรายเดือน
• แยกค่าใช้จ่ายส่วนตัวออกจากค่าใช้จ่ายของกิจการ: ค่าข้าวของในครอบครัวไม่ควรปนกับค่าปุ๋ย
• ลองเทียบกับแอปหรือชีต: ถ้าชอบดิจิทัล ลองอ่าน ใช้ Google Sheets ทำบัญชีฟาร์ม และ ทำบัญชีฟาร์มแบบง่ายสำหรับเกษตรกร เพื่อดูว่าวิธีไหนเหมาะกับคุณ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยตอนเลือกและใช้สมุดบัญชี

• ซื้อเพราะชื่อรายการสวยโดยไม่เช็กว่าชื่อไม่บอกขนาดหรือจำนวนหน้า
• สับสนระหว่างหน่วยหน้า แผ่น และรายการ ทำให้สมุดหมดเร็วกว่าที่คิด
• ซื้อสมุดบัญชีวัดไปใช้กับฟาร์ม ทั้งที่หน้าสมุดออกแบบมาสำหรับกิจการอีกแบบ
• จดเฉพาะรายรับ ไม่จดรายจ่ายย่อย เช่น ค่าน้ำมันหรือค่าถุง จึงเห็นกำไรเกินจริง
• ขายเชื่อแล้วไม่จดวันที่ได้รับชำระ ทำให้ยอดรับไม่ตรงกับเงินในมือ
• ไม่เก็บใบเสร็จ แล้วต้องการใช้หักค่าใช้จ่ายตามจริงภายหลังโดยไม่มีหลักฐาน
• จดด้วยปากกาที่เลอะง่ายเมื่อโดนน้ำ หรือวางสมุดไว้ในที่เปียกชื้น

สรุป

สมุดบัญชีที่ดีสำหรับเกษตรกรและร้านค้าคือเล่มที่มีช่องวันที่ รายการ รายรับ รายจ่าย และหมายเหตุ ขนาดและจำนวนหน้าพอสำหรับหนึ่งฤดูกาล และคุณหยิบมาจดได้จริงทุกสองสามวัน ชื่อรายการสินค้าให้ข้อมูลได้เพียงบางส่วน จึงควรดูรูปหน้าสมุด ถามร้านเรื่องขนาดและหน้า และเก็บใบเสร็จไว้คู่สมุด ส่วนเรื่องภาษีและการทำบัญชีตามกฎหมาย ให้ตรวจกับกรมสรรพากรเสมอ

แหล่งข้อมูลอ้างอิง

• 📄กรมสรรพากร — คู่มือภาษีสำหรับวิสาหกิจชุมชน (มีนาคม 2557) แบบและวิธีจัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่าย rd.go.th
• 📄กรมสรรพากร — คู่มือ ภ.ง.ด.90 วิธีกรอกแบบแสดงรายการภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ปีภาษี 2568 (เงินได้มาตรา 40 (8) และการหักค่าใช้จ่าย) rd.go.th
• 📄วารสารมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ มหาวิทยาลัยมหาสารคาม — ผลกระทบของการจัดทำบัญชีที่มีต่อผลการดำเนินงานของเกษตรกร จังหวัดมหาสารคาม (2023) tci-thaijo.org
• 📄Social Sciences Research and Academic Journal — การวางแผนชำระหนี้ของเกษตรกรผ่านบัญชีครัวเรือน กรณีศึกษาลูกค้า ธ.ก.ส. (2015) tci-thaijo.org

ข้อมูลราคา ปริมาณการใช้สารเคมี และคำแนะนำทางการเกษตรอาจเปลี่ยนแปลงตามฤดูกาลและนโยบาย โปรดตรวจสอบข้อมูลล่าสุดจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้องก่อนตัดสินใจ